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作者:高腾 来源: 发布时间:2023/3/13 20:59:57
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总是收不到邮件回复?6个技巧让学术交流更高效

 

电子邮件,让研究者们又爱又恨,是他们必须依赖的交流工具。
研究者们都收到过那种啰嗦冗长、抓不住重点、让人读不下去的电子邮件;也可能发送过一些漏掉重要细节,希望能立即撤销的电子邮件。然而,很少有研究者会停下来思考一个问题:为了避免这些失误,我们要如何撰写电子邮件。
近日,加拿大多伦多大学的一名细胞生物学博士生Benjamin Tsang,在Nature上分享了自己撰写电子邮件的经验。他曾在加拿大多伦多的儿童医院,担任了一年半的临床研究项目经理,之后到多伦多大学担任实验室经理一职长达5年。现在,他已经成为了那里的一名博士生。
由于这段特殊的职业经历,Benjamin Tsang从数千封电子邮件和许多被遗漏的附件里,磨练出撰写电子邮件的“艺术”。他的大部分经验是在实验室交流中获得的,在那里他需要经常与20多位学生以及一位研究主管进行邮件交流。
下面是他所总结的,在撰写电子邮件时,可能会对研究者有所帮助的六个方法:
1.简明扼要。电子邮件没有字数限制,所以有些研究者会在邮件中长篇大论。但这也并不意味着必须发送非常短的电子邮件,因为有的信息本就需要用更长的篇幅来解释。在写电子邮件时,我们要从读者的角度出发,询问自己希望读者从邮件中获取哪些重要信息。另外,我建议在邮件中加粗或突出显示重要信息,这样可以让读者更快地注意到关键问题。
2.使用具有可操作性的词句。如果是写请求帮助、解释说明或是需要回复的邮件时,这个细节尤其重要,否则你可能发送了一封需要回复的邮件,却没有收到任何回复。如果是向主管发送实验计划,我建议使用明确的陈述句来说明你需要什么。例如:
“请查看附件中的实验计划。我希望能得到对实验计划里第4页上的图5的具体反馈,以及关于计划本身的整体评价。”
这封邮件中明确说明,你希望主管仔细审查整个实验计划,并针对重点内容提供建议。
3.可以的话给出截止日期,并解释为什么你要在此之前收到回复。我们都有过焦急地等待回复的时候,通过在邮件中给对方提供截止日期,可以消除等待的不确定性,帮助我们缓解紧张情绪。例如:
“(接上例)……提交实验计划的截止日期是11月25日。如果您能在11月20日之前审阅,我就可以根据反馈修改计划并提交。”
通过这种方法,你就可以给收件人留下明确的截止日期。另外,要注意根据工作的情况和复杂程度,给对方留出合理的处理时间。
4.及时跟进。有时候,收件人仅仅是因为手上工作太多,而忽略了你的电子邮件。因此要在邮件中明确表示你会再次联系对方。例如:
“(接上例)……我会在3天后再次致信,询问您审阅情况,以及是否还需要其他帮助。”
这样,你就给自己留下了心理上的余地:如果没有收到回复,还可以在指定的日期给对方发送跟进邮件。大多数情况下,第二封提醒对方的邮件足以引起回应。但也要记住,提醒自己跟进同样重要,因为有的收件人可能会把第二封邮件作为开始工作的通知,所以尽量把这些日期记录在你的日程中。
5.用一封电子邮件来说明所有内容。电子邮件通常用于传递正式的或者重要的信息,这意味着如果你经常多次发送电子邮件来补充信息,那么这些邮件就会失去重要性。有一种简单有效的方法,可以避免在两分钟内连续发送多封带有额外信息的邮件,那就是在发送电子邮件之前先全文阅读邮件内容。
如果你不确定邮件内容是否完整,那就先把它保存在草稿箱,然后在工作结束的时候带着清晰的头脑再检查一次。在发送之前,请提醒自己检查是否漏掉了重要细节,这个简单的步骤可以帮助你避免忘记关键内容。另外,收件人更喜欢那些明确标记所有文件,并把它们用一封邮件发送的人。最后,尽量在电子邮件标题中包含关键主题,特别是在转发邮件线程(e-mail chains)时,需要尽量避免使收件人因为不知道要专注哪一个主题而产生困惑。
6.利用电子邮件的优势。我发现,利用附件弹出窗口来提醒自己不要遗漏文件这个功能非常有用。其他有用功能还有:在点击发送按钮后延迟10秒钟发送,在此期间可以撤销发送;为电子邮件添加标记,这是提高紧急事项截止日期重要性的一个简单方式,但请尽量将标记留给真正重要的事项;对于一些人来说,读取回执也是一个有用的功能,但有一点需要记住,那就是其他人可以关闭自动发送回执的功能。
时至今日,电子邮件仍被视为一种正式的通信方式,Benjamin Tsang认为研究者们遵循这6个方法可以有效地节省时间,提高效率,并避免误解。Benjamin Tsang最后打趣地说:“我的研究主管终于不再看不懂我的电子邮件了。”
原文链接:
http://doi.org/10.1038/d41586-023-00592-2
 
 
 
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